Términos y Condiciones de Uso

1. Definiciones

Para efectos de estos Términos, se entenderá por:

• Servicio: la plataforma SODI de control de asistencia y administración de nómina, en sus versiones web y móvil, junto con las funcionalidades contratadas y habilitadas.
• TECNOSODI: TECNOSODI S.A.S., proveedora de la plataforma y de los servicios tecnológicos asociados.
• Cliente: la persona física o moral que contrata el Servicio y administra su cuenta empresarial.
• Usuario: la persona autorizada por el Cliente para acceder al Servicio, incluyendo administradores, personal de Recursos Humanos, gerentes y empleados.
• Cuenta: el espacio lógico de información, configuración, usuarios y permisos correspondiente a cada Cliente dentro de la plataforma.
• Datos del Cliente: la información, archivos, registros y datos personales que el Cliente o sus usuarios incorporen, generen o administren mediante el Servicio.
• Responsable: la persona física o moral que decide sobre las finalidades y los medios del tratamiento de datos personales, conforme a la legislación aplicable.
• Encargado: la persona física o moral que trata datos personales por cuenta del Responsable, conforme a sus instrucciones.
• Subencargado: el proveedor que interviene en el tratamiento de datos personales por cuenta del Encargado, dentro del alcance autorizado.
• Incidente de seguridad: un evento que comprometa o pueda comprometer la confidencialidad, integridad o disponibilidad de los datos o sistemas, de acuerdo con los criterios aplicables.
• Suscripción: el plan contratado por el Cliente, con las funcionalidades, límites, vigencia y precio correspondientes.

2. Descripción del Servicio

SODI es una plataforma de software como servicio (SaaS) que puede incluir, según el plan contratado:

1. Registro y consulta de entradas y salidas.
2. Administración de usuarios, áreas, puestos, horarios y turnos.
3. Registro de incidencias, permisos, ausencias y retardos.
4. Captura y almacenamiento de fotografías como evidencia de asistencia.
5. Solicitud de geolocalización al registrar una entrada o salida, cuando la función esté habilitada.
6. Cálculo administrativo de percepciones, deducciones e incidencias de nómina.
7. Generación de reportes, recibos y archivos de apoyo.
8. Administración de cuentas empresariales, roles y permisos.
9. Funciones adicionales que se incorporen a los planes contratados.

Las funcionalidades disponibles dependerán del plan, la configuración y las condiciones comerciales vigentes.

Los cálculos y reportes de nómina constituyen herramientas de apoyo administrativo. El Cliente deberá verificar los parámetros configurados, incluyendo salarios, horarios, tolerancias, percepciones, deducciones y reglas aplicables.

SODI no sustituye la asesoría laboral, contable, fiscal o jurídica ni garantiza que los cálculos sean correctos cuando los parámetros, datos de entrada o instrucciones proporcionados por el Cliente sean incorrectos o incompletos.

El Cliente conserva la responsabilidad de revisar, autorizar y ejecutar los pagos de nómina y de cumplir las obligaciones que le correspondan.

3. Registro, administración de cuentas y credenciales

El Cliente deberá proporcionar información veraz, completa y actualizada para contratar y utilizar el Servicio.

El Cliente será responsable de:

• Designar a los administradores autorizados de su cuenta.
• Gestionar las altas, bajas, roles y permisos de sus usuarios.
• Proteger las credenciales y evitar que sean compartidas con personas no autorizadas.
• Revocar oportunamente los accesos que ya no sean necesarios.
• Notificar a TECNOSODI cualquier uso no autorizado o incidente de seguridad del que tenga conocimiento.

Los registros de acceso y las operaciones efectuadas mediante una cuenta podrán utilizarse como evidencia de actividad dentro de la plataforma, pero no constituirán por sí solos prueba concluyente de la identidad de quien realizó cada operación.

TECNOSODI podrá aplicar medidas razonables de verificación, protección o recuperación de cuentas conforme a las funcionalidades disponibles y a los procedimientos de seguridad aplicables.

El Cliente será responsable de las actividades de sus usuarios en la medida en que le sean legalmente imputables y sin perjuicio de las responsabilidades que correspondan a TECNOSODI por sus propios actos u omisiones.

4. Planes, precios, pagos y renovaciones

El Servicio se contratará mediante planes de suscripción, cuyas condiciones indicarán las funcionalidades, límites de usuarios, vigencia y precio correspondiente.

Los pagos podrán procesarse mediante Mercado Pago u otros medios que se habiliten expresamente en el proceso de contratación.

Cuando el pago sea procesado por una pasarela externa, el tratamiento de los datos de pago también estará sujeto a las condiciones y políticas del proveedor correspondiente. TECNOSODI no almacenará datos completos de tarjetas cuando el procesamiento se realice íntegramente mediante la pasarela y su configuración no requiera dicho almacenamiento.

Las suscripciones con renovación automática deberán informar claramente, antes de la contratación:

• El precio y la moneda aplicables.
• La duración del periodo contratado.
• La frecuencia y fecha de renovación.
• Las condiciones de cancelación.
• Los impuestos o cargos adicionales que correspondan.

La renovación automática operará conforme a las condiciones aceptadas durante la contratación. El Cliente podrá cancelar la renovación mediante el procedimiento disponible en la plataforma o mediante el canal de soporte indicado por TECNOSODI.

Cuando se produzcan pagos fallidos, TECNOSODI podrá notificar al Cliente y solicitar la regularización del pago antes de suspender las funciones sujetas a pago, conforme a las condiciones del plan y a la legislación aplicable.

Los precios podrán modificarse mediante notificación previa al Cliente. Los cambios se aplicarán a partir del siguiente periodo de renovación, salvo que las partes acuerden otra cosa. El Cliente podrá cancelar su suscripción antes de que entre en vigor el nuevo precio si no está de acuerdo con la modificación.

Las promociones, descuentos, pruebas gratuitas y condiciones especiales estarán sujetas a las condiciones comunicadas al momento de su contratación.

Cuando esté disponible un plan de prueba de catorce días, su vigencia y características se informarán durante el registro.

5. Cancelación y reembolsos

El Cliente podrá solicitar la cancelación de su suscripción mediante las opciones habilitadas en la plataforma o a través de [email protected].

Salvo que las condiciones particulares del plan establezcan otra cosa, la cancelación de una suscripción pagada surtirá efecto al finalizar el periodo contratado y ya pagado.

Los importes correspondientes al periodo en curso no serán reembolsables, salvo que exista una obligación legal, una condición comercial expresa o una circunstancia que justifique el reembolso conforme a la legislación aplicable.

La cancelación de la renovación no elimina las obligaciones de pago que ya se hayan generado.

Al finalizar la suscripción, el Cliente deberá recuperar la información que necesite durante el periodo de transición previsto en estos Términos y en el acuerdo de tratamiento de datos aplicable.

6. Uso aceptable del Servicio

El Cliente y sus Usuarios se obligan a utilizar el Servicio conforme a la ley, estos Términos y las instrucciones autorizadas.

Queda prohibido:

• Utilizar el Servicio para fines ilícitos o no autorizados.
• Intentar acceder a cuentas, datos, sistemas o recursos de otros Clientes.
• Vulnerar o intentar eludir los controles de acceso o aislamiento entre empresas.
• Introducir código malicioso, realizar ataques o interferir deliberadamente con el funcionamiento del Servicio.
• Realizar ingeniería inversa, descompilar o intentar obtener el código fuente, salvo en los supuestos expresamente permitidos por la legislación aplicable.
• Cargar información que el Cliente no tenga derecho a tratar o que infrinja derechos de terceros.
• Utilizar el Servicio para vigilar personas fuera de las finalidades informadas o para realizar tratamientos ilícitos de datos personales.
• Revender, sublicenciar o poner el Servicio a disposición de terceros fuera de las condiciones autorizadas.

TECNOSODI podrá investigar actividades que razonablemente representen un riesgo para la seguridad o estabilidad del Servicio y adoptar las medidas proporcionales previstas en estos Términos.

7. Datos personales y responsabilidades de las partes

7.1. Responsabilidad del Cliente

Respecto de los datos personales de sus trabajadores que incorpore o administre mediante el Servicio, el Cliente será responsable de determinar las finalidades y los medios del tratamiento que le correspondan, conforme a la legislación aplicable.

El Cliente declara que cuenta con las facultades, bases jurídicas, avisos de privacidad y consentimientos que sean legalmente necesarios para recabar, incorporar y utilizar los datos personales dentro de la plataforma.

Corresponderá al Cliente:

1. Informar a las personas titulares sobre el tratamiento de sus datos.
2. Determinar las finalidades y los plazos de conservación aplicables.
3. Configurar y administrar los usuarios, roles y permisos de su organización.
4. Verificar que las instrucciones que proporcione sean lícitas.
5. Atender las solicitudes de derechos ARCO de sus trabajadores.
6. Determinar las políticas laborales y las decisiones que adopte con base en los registros.
7. Revisar y autorizar los cálculos y pagos de nómina.
8. Evitar el acceso, uso, divulgación o transferencia no autorizados de la información por parte de su personal o de terceros bajo su control.

7.2. Papel de TECNOSODI como Encargado

Cuando TECNOSODI procese datos personales por cuenta del Cliente, actuará como Encargado del tratamiento dentro del alcance contratado y conforme a las instrucciones documentadas aplicables.

Las operaciones podrán incluir alojamiento, almacenamiento, organización, consulta, respaldo, mantenimiento, soporte técnico y ejecución de instrucciones autorizadas sobre los datos.

TECNOSODI no utilizará los datos personales de los trabajadores para finalidades propias ajenas a la prestación del Servicio, salvo que exista una obligación legal u otra base jurídica aplicable.

TECNOSODI no determina las decisiones laborales del Cliente ni responde por los usos que este realice de la información fuera de las instrucciones y operaciones correspondientes al Servicio, en la medida permitida por la legislación aplicable.

Lo anterior no excluye ni limita las obligaciones legales propias de TECNOSODI en materia de protección de datos, confidencialidad, seguridad y cumplimiento de sus instrucciones como Encargado.

7.3. Acuerdo de tratamiento de datos

Las partes podrán formalizar un acuerdo de tratamiento de datos que detalle las instrucciones, finalidades, categorías de datos, personas titulares, medidas de seguridad, subencargados, atención de derechos ARCO, incidentes y procedimientos de devolución o supresión.

En caso de contradicción entre estos Términos y el acuerdo de tratamiento de datos respecto de una operación concreta de tratamiento, prevalecerá el acuerdo en los aspectos específicos de protección de datos, en la medida permitida por la legislación aplicable.

7.4. Fotografías y geolocalización

Cuando el Cliente habilite las funciones correspondientes, el Servicio podrá capturar y almacenar fotografías y solicitar la ubicación del dispositivo al registrar una entrada o salida.

El Cliente será responsable de informar a sus trabajadores, evaluar la necesidad y proporcionalidad de estas funciones y determinar las consecuencias laborales que correspondan.

La geolocalización estará destinada al evento de asistencia correspondiente y no al seguimiento continuo en segundo plano, conforme a la funcionalidad descrita.

El Cliente deberá establecer un procedimiento para incidencias técnicas, permisos denegados o imposibilidad de obtener la ubicación.

7.5. Solicitudes de derechos ARCO

El Cliente será el canal principal para recibir y resolver las solicitudes de acceso, rectificación, cancelación y oposición de sus trabajadores.

Cuando resulte necesario, TECNOSODI proporcionará asistencia técnica razonable para localizar, corregir, exportar, bloquear o suprimir información, de acuerdo con el contrato y las instrucciones autorizadas.

TECNOSODI no sustituye al Cliente en la determinación de la procedencia jurídica de una solicitud que corresponda resolver al Responsable.

7.6. Proveedores y subencargados

Para prestar el Servicio podrán intervenir proveedores de infraestructura, alojamiento, bases de datos, almacenamiento, soporte, comunicaciones u otros servicios tecnológicos.

Su participación estará sujeta a los acuerdos y obligaciones de confidencialidad, seguridad y tratamiento que correspondan.

TECNOSODI mantendrá información razonablemente actualizada sobre los proveedores que intervengan en el tratamiento cuando así lo requieran la ley o los acuerdos aplicables. Las transferencias a terceros que actúen como responsables independientes se evaluarán separadamente.

8. Propiedad intelectual y derechos sobre los datos

El software, la marca SODI, el diseño, la documentación, los componentes y los contenidos de la plataforma pertenecen a TECNOSODI o a sus respectivos licenciantes.

Durante la vigencia de la suscripción, TECNOSODI concede al Cliente una licencia de uso limitada, no exclusiva, intransferible y revocable en los supuestos previstos en estos Términos.

La licencia no transfiere la titularidad de los derechos de propiedad intelectual sobre el Servicio.

Los datos y archivos que el Cliente incorpore seguirán sujetos a los derechos que correspondan al Cliente y a las personas titulares. El Cliente autoriza a TECNOSODI a procesarlos únicamente en la medida necesaria para prestar, mantener, proteger y dar soporte al Servicio conforme a estos Términos y al acuerdo de tratamiento de datos.

Esta autorización no constituye una cesión general de propiedad sobre los datos ni permite utilizarlos para finalidades incompatibles con las instrucciones aplicables.

9. Disponibilidad, mantenimiento, respaldos y soporte

TECNOSODI procurará mantener el Servicio disponible y atender las incidencias razonablemente relacionadas con su operación.

Podrán producirse interrupciones por mantenimiento, actualizaciones, fallas de infraestructura, problemas de conectividad, eventos de seguridad o causas fuera del control razonable de TECNOSODI.

Las ventanas de mantenimiento programadas se comunicarán cuando resulte razonablemente posible.

Los canales, horarios y alcances del soporte serán los indicados en el plan contratado o en la documentación del Servicio.

Cuando se ofrezcan respaldos, restauración o recuperación de información, sus condiciones dependerán de las funciones efectivamente implementadas y del plan contratado. No se garantiza un tiempo específico de recuperación o una frecuencia determinada de respaldos salvo que se establezca expresamente por escrito.

TECNOSODI no garantiza disponibilidad ininterrumpida ni ausencia absoluta de errores, pero atenderá las incidencias conforme a los compromisos contractuales y las obligaciones legales aplicables.

10. Incidentes de seguridad y confidencialidad

TECNOSODI y el Cliente deberán cooperar en la identificación, contención, investigación y mitigación de los incidentes de seguridad que afecten el Servicio o los datos tratados mediante este.

Cuando TECNOSODI tenga conocimiento de un incidente que afecte datos personales tratados por cuenta del Cliente, comunicará la información disponible conforme al procedimiento y los plazos establecidos en el acuerdo de tratamiento de datos.

Cada parte realizará las notificaciones y actuaciones que legalmente le correspondan.

El Cliente deberá mantener actualizados sus contactos de seguridad y cooperar con las medidas necesarias para contener incidentes relacionados con sus cuentas, usuarios o instrucciones.

Las personas que intervengan en el tratamiento deberán guardar confidencialidad conforme a las obligaciones legales y contractuales aplicables.

11. Limitación de responsabilidad

En la medida permitida por la legislación aplicable, TECNOSODI no será responsable por daños indirectos, incidentales, especiales o consecuenciales, ni por lucro cesante, pérdida de oportunidades comerciales o decisiones adoptadas por el Cliente a partir de los resultados del Servicio.

La responsabilidad contractual total de TECNOSODI derivada de una reclamación relacionada con el Servicio podrá limitarse, en la medida legalmente permitida, al importe efectivamente pagado por el Cliente por el Servicio durante los tres meses anteriores al hecho que originó la reclamación.

Este límite constituye una condición contractual sujeta a la legislación aplicable y no se interpretará como una exclusión de responsabilidades que legalmente no puedan limitarse, ni como una exoneración automática en casos de dolo, incumplimiento de obligaciones legales irrenunciables u otros supuestos en los que la limitación resulte inválida.

El Cliente será responsable de verificar los datos de entrada, parámetros, resultados, autorizaciones y pagos de nómina que efectúe. TECNOSODI no será responsable por errores originados exclusivamente en información incorrecta, incompleta o instrucciones ilícitas del Cliente, sin perjuicio de las obligaciones propias de TECNOSODI.

Las partes deberán actuar de buena fe para prevenir y mitigar los daños que razonablemente puedan evitar.

12. Suspensión y terminación del Servicio

TECNOSODI podrá suspender temporalmente el acceso al Servicio cuando resulte razonablemente necesario por:

• Falta de pago de cantidades vencidas.
• Incumplimiento material de estos Términos.
• Riesgos relevantes para la seguridad, integridad o estabilidad del Servicio.
• Uso ilícito o no autorizado de la plataforma.
• Requerimiento legal u orden de autoridad competente.

Cuando sea razonablemente posible, TECNOSODI notificará al Cliente la causa de la suspensión y las medidas necesarias para corregirla. En situaciones de riesgo urgente, podrá adoptar medidas inmediatas y notificar posteriormente cuando corresponda.

La terminación podrá producirse por vencimiento de la suscripción, cancelación, acuerdo entre las partes, incumplimiento material no subsanado o cualquier otra causa legal o contractual aplicable.

La suspensión o terminación no eliminará las obligaciones de pago ya generadas ni las obligaciones que, por su naturaleza, deban subsistir.

13. Exportación, devolución y supresión de información

Al concluir el Servicio, el Cliente podrá solicitar la exportación de la información disponible mediante las herramientas de la plataforma o el procedimiento de soporte correspondiente.

Salvo que el contrato establezca otra cosa, se propone un periodo de transición de hasta treinta días naturales para recuperar la información después de la terminación.

Una vez que proceda la supresión, TECNOSODI tendrá como objetivo operativo eliminar los datos de los sistemas activos dentro de un máximo de noventa días naturales, sujeto a las obligaciones legales, las instrucciones documentadas del Cliente y las condiciones técnicas de los proveedores.

Las copias de respaldo podrán conservar información residual durante su ciclo técnico de vida, siempre que permanezcan protegidas, sujetas a acceso restringido y sin reutilización para finalidades incompatibles. Se eliminarán conforme al procedimiento documentado de sobrescritura o supresión.

Estos plazos son objetivos operativos propuestos y no plazos legales generales. No autorizan a retrasar una solicitud de derechos ARCO que deba atenderse antes.

La información que deba conservarse por obligación legal, controversia pendiente u otro supuesto jurídicamente válido se bloqueará o restringirá cuando corresponda y se conservará únicamente durante el periodo necesario.

TECNOSODI actuará conforme al contrato y a las instrucciones documentadas del Cliente respecto de la devolución, exportación, bloqueo o supresión de los datos tratados por su cuenta.

14. Modificaciones a los Términos

TECNOSODI podrá actualizar estos Términos para reflejar cambios en el Servicio, las condiciones comerciales o las disposiciones legales aplicables.

La versión vigente se publicará en la página oficial correspondiente e incluirá la fecha de actualización.

Los cambios materiales se comunicarán con anticipación razonable antes de su entrada en vigor. Cuando la legislación, la naturaleza del cambio o el contrato lo requieran, se solicitará una nueva aceptación expresa.

El uso continuado del Servicio no se considerará por sí solo aceptación válida de cualquier modificación cuando la ley exija aceptación expresa o se requiera un procedimiento distinto.

Si el Cliente no acepta una modificación material, podrá cancelar su suscripción antes de su entrada en vigor, sin perjuicio de las obligaciones ya generadas y de las disposiciones legales aplicables.

15. Legislación aplicable y jurisdicción

Estos Términos se interpretarán conforme a las leyes de los Estados Unidos Mexicanos.

Para las controversias entre TECNOSODI y el Cliente que puedan someterse válidamente a una jurisdicción pactada, las partes podrán acudir a los tribunales competentes del Estado de México, sin perjuicio de las reglas imperativas de competencia, protección al consumidor y demás disposiciones que resulten aplicables.

Nada de lo previsto en esta cláusula limita los derechos o acciones que legalmente no puedan renunciarse ni impide la intervención de las autoridades competentes cuando corresponda.

16. Contacto

17. Aceptación electrónica

Cuando el Cliente contrate o acepte estos Términos por medios electrónicos, la plataforma podrá conservar evidencia de la acción efectuada, incluyendo:

• Identificador del Cliente y de la cuenta.
• Identificación del usuario que realiza la aceptación.
• Fecha y hora del evento.
• Versión de los Términos presentada.
• Acción realizada y resultado registrado.

La aceptación deberá corresponder a una acción afirmativa y a una versión identificable del documento. La conservación de esta evidencia estará sujeta a los controles de acceso, confidencialidad y conservación que correspondan.

Cuando una persona acepte en representación de una empresa, será responsabilidad del Cliente asegurar que cuenta con las facultades necesarias para ello.

La aceptación de estos Términos no sustituye los avisos de privacidad, consentimientos individuales ni acuerdos de tratamiento de datos que resulten legalmente necesarios.